Avant de payer une formation Excel ou une formation en secrétariat bureautique, voici ce que vous devez être capable de faire en sortant, et les questions qui permettent de juger un centre.
Vous tapez « formation Excel Douala » ou « formation Excel Yaoundé », et vous tombez sur des dizaines d’offres qui promettent toutes la même chose. Même chose pour « formation secrétariat bureautique Douala ». Le plus sûr, pour choisir, n’est pas de comparer les affiches : c’est de savoir ce que vous devez être capable de faire le jour où vous sortez. Le reste se juge à partir de là.
Ce qu’on attend de vous au bureau
Dans une PME, une école ou un cabinet, personne ne vous demandera « de connaître Excel ». On vous demandera un état des ventes du mois, la liste des clients qui n’ont pas payé, un planning, un bon de commande qui se calcule seul. C’est sur ces tâches-là que vous serez jugé.
Une bonne formation vous y mène directement. Une mauvaise vous fait réciter les menus.
Ce que vous devez savoir faire en sortant
Le premier niveau, c’est de monter un tableau propre : des colonnes bien nommées, des montants au bon format, une ligne de total qui se recalcule quand on ajoute une ligne. Ça paraît simple. Beaucoup de tableaux qui circulent en entreprise ne le respectent pas, et c’est pour ça qu’ils sont faux.
Ensuite viennent les formules qui servent tous les jours : additionner selon une condition, compter, tester avec SI, retrouver une information dans une autre feuille. Pour ce dernier point, RECHERCHEX remplace avantageusement l’ancienne RECHERCHEV, mais elle n’existe que dans les versions récentes d’Excel. Une formation honnête vous apprend les deux, parce que vous ne choisirez pas toujours la version installée sur le poste de votre employeur.
Puis les outils qui font gagner des heures : trier, filtrer, mettre en forme selon une condition (les retards en rouge, par exemple), et surtout le tableau croisé dynamique. C’est lui qui transforme mille lignes de ventes en un résumé par mois et par vendeur, en quelques clics. Si vous ne savez faire qu’une chose avancée, que ce soit celle-là.
Enfin, un graphique lisible, et la mise en page pour l’impression ou l’export en PDF. Un tableau qui sort sur trois pages coupées en deux ne sera jamais lu.
Le secrétariat bureautique ne s’arrête pas à Excel
Si vous visez un poste de secrétaire ou d’assistante, Excel ne suffit pas. Word compte autant : un courrier aux bonnes marges, un rapport avec des titres et une table des matières, et le publipostage, qui permet d’envoyer la même lettre à cent destinataires sans la retaper cent fois. Ajoutez PowerPoint pour les réunions, et la gestion des fichiers : savoir où l’on range, comment on nomme, comment on retrouve.
C’est ce qui sépare une personne qui « connaît l’ordinateur » d’une personne à qui l’on confie un service.
Comment juger une formation avant de payer
Demandez le programme écrit, ligne par ligne. Si les tableaux croisés et les fonctions de recherche n’y figurent pas, ce n’est pas une formation Excel, c’est une initiation.
Demandez combien de temps vous passez sur la machine. Une formation où l’on regarde le formateur projeter son écran pendant deux heures ne vous apprendra pas grand-chose. Excel s’apprend les mains sur le clavier.
Demandez si vous travaillerez sur des cas réels. Un fichier de stock, une liste de paie fictive, un suivi de factures : c’est sur ce genre de fichiers que vous progressez, et que vous pourrez montrer ce que vous savez faire.
Demandez ce qui se passe après. Le blocage arrive rarement en salle. Il arrive trois semaines plus tard, devant un vrai fichier, quand personne n’est là pour répondre.
Méfiez-vous enfin de toute promesse d’emploi. Une attestation ouvre une porte, elle ne la garantit pas. Ce qui convainc un employeur, c’est un test réussi devant lui.
Combien de temps il faut
Cela dépend de votre point de départ et du temps que vous y mettez entre les séances. Quelqu’un qui utilise déjà un ordinateur avance beaucoup plus vite que quelqu’un qui découvre la souris, et c’est normal. Méfiez-vous des durées annoncées sans qu’on vous ait demandé votre niveau.
Si vous partez vraiment de zéro, lisez aussi notre article sur l’apprentissage de l’informatique à l’âge adulte.
Chez All Techs
Notre formation bureautique et Excel couvre Word, Excel jusqu’au niveau avancé, PowerPoint et la gestion des fichiers. Elle se suit en présentiel à Douala (Makepè, carrefour BM) ou à Yaoundé (carrefour Nkolbisson), ou entièrement en ligne. Aucun niveau n’est exigé, l’inscription est ouverte toute l’année, et vous repartez avec une attestation agréée par le MINEFOP et vos propres travaux.
La durée et le tarif dépendent du rythme que vous choisissez. Écrivez-nous ce que vous faites aujourd’hui et ce que votre poste vous demande : on vous dira par où commencer. Vous choisissez encore entre plusieurs centres ? Notre article sur le choix d’un centre de formation reprend les questions à poser.
